Persónuverndarstefna
1. Barnaverndarstofa sem ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga
Barnaverndarstofa er ábyrgðaraðili að allri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hálfu stofunnar. Tilgangur persónuverndarstefnu þessarar er að upplýsa skjólstæðinga, starfsmenn og aðra þá sem kunna að eiga í samskiptum við Barnaverndarstofu um það hvernig farið er með persónuupplýsingar þeirra. Byggir persónuverndarstefna þessi á ákvæðum laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og almennu persónuverndarreglugerð ESB nr. 2016/679 (pvrg).
Barnaverndarstofa er stjórnvald sem starfar samkvæmt barnaverndarlögum nr. 80/2002. Stofnunin er sjálfstæð en heyrir undir yfirstjórn ráðherra. Hlutverk Barnaverndarstofu er að vinna að samhæfingu og eflingu barnaverndarstarfs auk þess sem stofan hefur með höndum leiðbeiningar um túlkun og framkvæmd barnaverndarlaga auk fræðslu og ráðgjafar fyrir barnaverndarnefndir. Barnaverndarstofa sinnir einnig eftirliti með störfum barnaverndarnefnda, fer með yfirstjórn meðferðarheimila og annast leyfisveitingar til fósturforeldra og meðferðarheimila. Nánari upplýsingar um starfsemi Barnaverndarstofu má nálgast hér.
Persónuverndarstefna þessi gildir einnig um starfsemi meðferðarheimila sem Barnaverndarstofa ber ábyrgð á samkvæmt lögum. Í dag eru meðferðarheimili Barnaverndarstofu tvö talsins, Stuðlar og Laugaland í Eyjafjarðarsveit. Þá gildir persónuverndarstefna þessi einnig um starfsemi Barnahúss sem lýtur yfirstjórn Barnaverndarstofu.
Barnaverndarstofa er til húsa að Borgartúni 21 í Reykjavík. Hægt er að ná í starfsfólk Barnaverndarstofu í síma 530-2600 eða með tölvupósti á bvs@bvs.is.
2. Persónuverndarfulltrúi Barnaverndarstofu
Persónuverndarfulltrúi Barnaverndarstofu er Ingvi Snær Einarsson. Persónuverndarfulltrúi Barnaverndarstofu tekur við beiðnum um aðgang að persónuupplýsingum á netfangið personuvernd@bvs.is. Einnig er hægt að senda skriflegt erindi á Barnaverndarstofu merkt persónuverndarfulltrúa (sjá nánar kafla 4).
3. Vinnsla persónuupplýsinga hjá Barnaverndarstofu
Barnaverndarstofa vinnur með persónuupplýsingar þínar í eftirfarandi tilvikum þegar þeirra er aflað beint frá þér:
· Þegar þú kvartar til stofunnar í tengslum við meðferð barnaverndarmáls, vegna meðferðarheimilis eða vegna fósturheimilis.
· Þegar þú sendir fyrirspurn, ábendingu eða erindi til Barnaverndarstofu.
· Þegar þú óskar eftir aðgangi að gögnum samkvæmt stjórnsýslulögum, upplýsingalögum eða persónuverndarlögum.
· Þegar þú sækir um leyfi til að taka að þér fósturbarn.
· Þegar þú sækir um starf eða starfsnám hjá stofunni.
· Þegar þú heimsækir vefsíðu Barnaverndarstofu, www.bvs.is.
· Þegar þú skráir þig á málþing eða póstlista á vegum Barnaverndarstofu.
· Þegar Barnaverndarstofa fær þig til að sinna tilteknum verkefnum eða rannsóknum á vegum stofunnar.
Barnaverndarstofa vinnur með persónuupplýsingar þínar í eftirfarandi tilvikum þegar þeim er safnað frá öðrum:
· Persónuupplýsingar um þig koma fram í kvörtun eða öðru erindi til Barnaverndarstofu.
· Persónuupplýsingar er varða þig koma fram í gögnum sem aflað er frá barnaverndarnefndum í tengslum við kvörtunarmál eða lögbundið eftirlit Barnaverndarstofu.
· Persónuupplýsingar þínar koma fram í umsóknunum, tilkynningum eða gögnum frá barnaverndarnefnd, s.s. vegna umsókna um vistun á meðferðarheimili, styrkt fóstur, MST (fjölkerfameðferð), sérúrræði (s.s. sálfræðiþjónustu vegna óviðeigandi kynhegðunar), beiðna um ábendingu um fósturheimili, tilkynningu um leyfi til sumardvalar, fóstursamninga í styrktu fóstri, tilkynningu vegna gerðar fóstursamninga í tímabundnu og varanlegu fóstri eða tilkynningu vegna áframhaldandi fóstur 18-20 ára.
· Persónuupplýsingar þínar koma fram í umsókn um leyfi til að taka að sér fósturbarn, umsókn um leyfi til reksturs meðferðarheimilis, umsókn um leyfi til vistunar á einkaheimili eða umsókn um leyfi til reksturs sumarbúða og annarrar sólarhringsdvalar.
· Persónuupplýsingar um þig eru skráðar hjá meðferðarheimilum, Barnahúsi í MST (fjölkerfameðferð) eða sérúrræðum eins og sálfræðiþjónustu vegna óviðeigandi kynhegðunar og í lokaskýrslum sem sendar eru til barnaverndarnefnda.
· Persónuupplýsingar þínar koma einnig fram í öðrum skýrslum frá meðferðarheimilum, s.s. vegna beitingar þvingunar eða vegna brotthlaups.
Persónuupplýsingar kunna að safnast hjá Barnaverndarstofu í framangreindum tilvikum með símtölum þar sem efni símtals er skráð undir viðkomandi máli, nema í þeim tilvikum þegar veitt er almenn ráðgjöf án tengsla við tiltekið mál. Símtöl til Barnaverndarstofu eru hins vegar ekki tekin upp. Einnig kunna safnast persónuupplýsingar þegar þú hefur samband við Barnaverndarstofu með tölvupósti. Allur slíkur tölvupóstur er vistaður í málaskrárkerfi stofunnar. Hægt er að senda Barnaverndarstofu fyrirspurn í gegnum vefsíðu stofunnar en þá er skylt að gefa upp nafn og netfang. Fyrirspurnin er skráð í málaskrárkerfi stofunnar ásamt upplýsingum um netfang en fyrirspurnin vistast einnig í grunni vefþjónustuaðila Barnaverndarstofu og er geymd þar í 6 mánuði en er eytt að þeim tíma liðnum. Persónuupplýsingar berast einnig Barnaverndarstofu með bréfpósti og eru slík bréf vistuð í málaskrárkerfi stofunnar. Einnig er persónuupplýsingum safnað hjá Barnaverndarstofu á fundum eða í viðtölum við starfsmenn á starfsstöðvum stofunnar, s.s. upplýsingar sem fram koma í fundargerðum, viðtalsskýrslum eða minnisblöðum.
3.1. Upplýsingar í kvörtunar- og eftirlitsmálum
Barnaverndarstofa vinnur með persónuupplýsingar um þann sem kvartar til stofunnar vegna meðferðar barnaverndarnefndar á barnaverndarmáli, vegna meðferðarheimilis eða vegna fósturheimilis. Einnig vinnur Barnaverndarstofa með persónuupplýsingar þegar hún sinnir eftirliti með barnaverndarnefndum. Um getur verið að ræða almennar persónuupplýsingar, s.s. um nafn, heimilisfang, símanúmer og netfang kvartanda. Einnig geta við meðferð slíkra kvörtunar- og eftirlitsmála safnast upplýsingar um félagslegar aðstæður, refsiverða háttsemi eða viðkvæmar persónuupplýsingar, s.s. um heilsufar. Þá getur Barnaverndarstofa unnið með slíkar persónuupplýsingar um aðra einstaklinga sem koma fyrir í gögnum slíkra mála.
Persónuupplýsingar í slíkum málum eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru þau afhent Þjóðskalasafni Íslands til varðveislu.
Barnaverndarstofu er heimilt að vinna með framangreindar persónuupplýsingar vegna þess að vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á stofunni, sbr. c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg, sbr. 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018. Einnig er heimilt að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar í tengslum við slík mál ef slík vinnsla er nauðsynleg af ástæðum sem varða almannahagsmuni og fer fram á grundvelli laga, sbr. g-lið 2. mgr. 9. gr. pvrg., sbr. 7. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018.
3.2. Fyrirspurnir, ábendingar og erindi
Barnaverndarstofa getur þurft að vinna með persónuupplýsingar þínar í tengslum við fyrirspurnir, ábendingar og erindi sem þú sendir stofunni. Er eingöngu unnið með slíkar persónuupplýsingar í þeim tilgangi að veita þér nauðsynleg svör eða viðeigandi ráðgjöf. Í því skyni getur verið nauðsynlegt að vinna með almennar persónuupplýsingar, s.s. nöfn og netfang.
Persónuupplýsingar sem safnast vegna slíkra fyrirspurna, ábendinga eða erinda eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru gögnin afhent Þjóðskalasafni Íslands til varðveislu.
Barnaverndarstofu er heimilt að vinna með framangreindar persónuupplýsingar á grundvelli lagasskyldu sem hvílir á Barnaverndarstofu, sbr. c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg., sbr. 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018.
3.3. Umsóknir og beiðnir frá barnaverndarnefndum
Í umsóknum og beiðnum frá barnaverndarnefndum til Barnaverndarstofu um úrræði, til að mynda um vistun á meðferðarheimili, vistun á Stuðla, ráðstöfun á fósturheimili, sálfræðiþjónustu vegna óviðeigandi kynhegðunar barna eða MST (fjölkerfameðferðar), er unnið með persónuupplýsingar um þá einstaklinga sem koma fyrir í slíkum umsóknum og fylgigögnum þeirra. Í slíkum umsóknum koma fram almennar persónuupplýsingar, s.s. nöfn, kennitölur, símanúmer, netfang en einnig kunna að koma þar fram viðkvæmar persónuupplýsingar, s.s. heilsufarsupplýsingar ásamt upplýsingum um refsiverða háttsemi.
Persónuupplýsingar sem safnast vegna slíkra umsókna eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru gögnin afhent Þjóðskalasafni Íslands til varðveislu.
Barnaverndarstofu er heimilt að vinna með framangreindar persónuupplýsingar vegna þess að vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á stofunni, sbr. c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg, sbr. 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018. Einnig er heimilt að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar í tengslum við slík mál ef slík vinnsla er nauðsynleg af ástæðum sem varða almannahagsmuni og fer fram á grundvelli laga, sbr. g-lið 2. mgr. 9. gr. pvrg., sbr. 7. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018.
3.4. Tilkynningar frá barnaverndarnefndum
Barnaverndarstofa vinnur með persónuupplýsingar sem berast henni í tilkynningum frá barnaverndarnefndum, s.s. tilkynningum um leyfi til sumardvalar, um ráðstöfun barns til bráðabirgða, vegna fósturs eða áframhaldandi fósturs 18-20 ára ungmenna. Í slíkum tilkynningum koma fram almennar persónuupplýsingar, s.s. nöfn, kennitölur og heimilisföng auk þess sem slíkar tilkynningar kunna að fela í sér upplýsingar um félagslega stöðu viðkomandi.
Persónuupplýsingar sem safnast vegna slíkra tilkynninga eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru gögnin afhent Þjóðskalasafni Íslands til varðveislu.
Barnaverndarstofu er heimilt að vinna með framangreindar persónuupplýsingar vegna þess að vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á stofunni, sbr. c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg, sbr. 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018.
3.5. Leyfisveitingar Barnaverndarstofu
Ef sótt er um leyfi frá Barnaverndarstofu til að taka barn í fóstur safnast persónuupplýsingar um umsækjendur og annað heimilisfólk á sama heimili. Þær persónuupplýsingar sem safnast eru einkum almennar persónuupplýsingar, s.s. nafn, kennitala, tölvupóstfang, heimilisfang, sími og upplýsingar um fjárhag en einnig safnast viðkvæmar persónuupplýsingar, s.s. upplýsingar um kynlíf, trúarbrögð, upplýsingar um áfengis- eða vímuefnanotkun ásamt upplýsingum um refsiverða háttsemi. Við meðferð slíkra leyfismála er aflað umsagnar frá viðkomandi barnaverndarnefnd um hæfi umsækjenda til að taka barn í fóstur. Þær umsagnir kunna að geyma ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur og heimilsfólk á sama heimili, bæði almennar persónuupplýsingar en einnig viðkvæmar persónuupplýsingar sem tengjast mati á hæfi til að taka barn í fóstur.
Barnaverndarstofa safnar einnig persónuupplýsingum í tengslum við umsókn um leyfi til reksturs vistheimilis, umsókn um leyfi til vistunar á einkaheimili eða umsókn um leyfi til reksturs sumarbúða og annarrar sólarhringsdvalar. Umsóknirnar hafa að geyma almennar persónuupplýsingar, s.s. um nafn og heimilisfang og við meðferð þeirra kunna einnig að safnast upplýsingar um refsiverða háttsemi.
Persónuupplýsingar sem safnast vegna leyfisumsókna eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru gögnin afhent Þjóðskalasafni Íslands til varðveislu.
Barnaverndarstofu er heimilt að vinna með framangreindar persónuupplýsingar vegna þess að vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á stofunni, sbr. c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg, sbr. 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018. Einnig er heimilt að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar í tengslum við slík mál enda telst vinnslan nauðsynleg af ástæðum sem varða almannahagsmuni og fer fram á grundvelli laga, sbr. g-lið 2. mgr. 9. gr. pvrg., sbr. 7. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018.
3.6. MST (fjölkerfameðferð), sálfræðiþjónusta vegna óviðeigandi kynhegðunar (SÓK) og PMTO foreldrafærni
Í MST (fjölkerfameðferð), sálfræðiþjónustu sem veitt er vegna óviðeigandi kynhegðunar (SÓK) og meðferð sem byggir á PMTO foreldrafærni (Parent Management Training – Oregon aðferð) er unnið með persónuupplýsingar barna og foreldra þeirra. Í slíkri meðferð kann einnig að vera unnið með persónuupplýsingar annarra fjölskyldumeðlima á heimili barns. Persónuupplýsingar safnast í viðtölum við barn og foreldra þess en einnig safnast persónuupplýsingar í gögnum sem berast kunna úr nærumhverfi barnsins, s.s. frá skóla, heilsugæslu eða lögreglu. Almennar persónuupplýsingar sem unnið er með eru einkum nöfn, heimilisföng, tölvupóstföng og símanúmer en einnig er safnað viðkvæmum persónuupplýsingum um viðkomandi barn og mögulega þá sem því tengjast, s.s. heilsufarsupplýsingum, þ.m.t. upplýsingum um líkamlegt og andlegt heilbrigði ásamt upplýsingum um lyfja- áfengis- og vímuefnanotkun. Einnig kunna að safnast upplýsingar um refsiverða háttsemi viðkomandi barna eða þeirra sem þeim tengjast.
Persónuupplýsingar sem safnast í framangreindum meðferðum eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru gögnin afhent Þjóðskalasafni Íslands til varðveislu.
Barnaverndarstofu er heimilt að vinna með framangreindar persónuupplýsingar vegna þess að vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á stofunni, sbr. c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg., sbr. 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018. Einnig er heimilt að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar í tengslum við slík mál enda telst vinnslan nauðsynleg til að láta í té umönnun eða meðferð á sviði heilbrigðis- eða félagsþjónustu og byggir á ákvæðum laga, sbr. h-lið 2. mgr. 9. gr. pvrg., sbr. 8. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018.
Barnaverndarstofu kann að vera nauðsynlegt að vinna tölfræðiupplýsingar úr þeim gögnum sem safnast við framangreinda meðferð. Almennt er reynt að tryggja að slíkar tölfræðiupplýsingar séu unnar úr ópersónugreinanlegum gögnum en ella þannig að gerðar eru viðeigandi og sértækar ráðstafanir til að vernda réttindi og frelsi hins skráða og sækir vinnslan þá stoð í c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg. og 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018 og j-lið 2. mgr. 9. gr. pvrg., sbr. 10. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018, að því er varðar viðkvæmar persónuupplýsingar.
3.7. Meðferðarheimili
Í starfsemi meðferðarheimila er unnið með persónuupplýsingar um þau börn sem þar eru vistuð auk þess sem persónuupplýsingar kunna að safnast um fjölskyldumeðlimi barns og aðra sem tengjast viðkomandi barni. Persónuupplýsingar safnast í meðferðinni, s.s. í viðtölum við barn, foreldra eða forsjáraðila, við atvikaskráningu eða í skýrslum vegna þvingunar eða brotthlaups. Almennar persónuupplýsingar sem unnið er með eru einkum nöfn, heimilisföng, tölvupóstföng og símanúmer en einnig er safnað viðkvæmum persónuupplýsingum um viðkomandi barn og mögulega þá sem því tengjast, s.s. heilsufarsupplýsingum, þ.m.t. upplýsingum um líkamlegt og andlegt heilbrigði ásamt upplýsingum um lyfja- áfengis- og vímuefnanotkun. Einnig kunna að safnast upplýsingar um refsiverða háttsemi viðkomandi barna og ungmenna ellegar þeirra sem þeim tengjast.
Persónuupplýsingar sem safnast hjá meðferðarheimilum eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru gögnin afhent Þjóðskalasafni Íslands til varðveislu.
Barnaverndarstofu er heimilt að vinna með framangreindar persónuupplýsingar vegna þess að vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á stofunni, sbr. c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg., sbr. 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018. Einnig er heimilt að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar í tengslum við slík mál enda telst vinnslan nauðsynleg til að láta í té umönnun eða meðferð á sviði heilbrigðis- eða félagsþjónustu og byggir á ákvæðum laga, sbr. h-lið 2. mgr. 9. gr. pvrg., sbr. 8. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018.
Barnaverndarstofu kann að vera nauðsynlegt að vinna tölfræðiupplýsingar úr þeim gögnum sem safnast við meðferð á meðferðarheimili. Almennt er reynt að tryggja að slíkar tölfræðiupplýsingar séu unnar úr ópersónugreinanlegum gögnum en ella þannig að gerðar eru viðeigandi og sértækar ráðstafanir til að vernda réttindi og frelsi hins skráða og sækir vinnslan þá stoð í c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg. og 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018 og j-lið 2. mgr. 9. gr. pvrg., sbr. 10. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018, að því er varðar viðkvæmar persónuupplýsingar.
3.8. Barnahús
Hjá Barnahúsi er safnað persónuupplýsingum um börn sem þar fá þjónustu. Persónuupplýsingar safnast í könnunarviðtölum vegna gruns um kynferðislegt ofbeldi, við læknisskoðun, eða skýrslutöku fyrir dómi og við greiningu og meðferð barns. Auk þess kunna að koma fram persónuupplýsingar um aðra einstaklinga í slíkum viðtölum, s.s. um fjölskyldumeðlimi barns og aðra sem tengjast viðkomandi barni. Almennar persónuupplýsingar sem unnið er með eru einkum nöfn, kennitölur og félagsleg staða en einnig er safnað viðkvæmum persónuupplýsingum um viðkomandi barn, s.s. heilsufarsupplýsingum. Þá kunna að safnast upplýsingar um refsiverða háttsemi við meðferð barns hjá Barnahúsi.
Persónuupplýsingar sem safnast hjá Barnahúsi eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru gögnin afhent Þjóðskalasafni Íslands til varðveislu.
Barnaverndarstofu er heimilt að vinna með framangreindar persónuupplýsingar vegna þess að vinnslan er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á stofunni, sbr. c-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg., sbr. 3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018. Einnig er heimilt að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar í tengslum við slík mál enda telst vinnslan nauðsynleg til að láta í té umönnun eða meðferð á sviði heilbrigðis- eða félagsþjónustu og byggir á ákvæðum laga, sbr. h-lið 2. mgr. 9. gr. pvrg., sbr. 8. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018.
3.9. Upplýsingar um starfsmenn og umsækjendur um störf
Barnaverndarstofa vinnur með persónuupplýsingar um starfsmenn sína í tengslum við meðferð einstakra mála sem þeir hafa umsjón með og til að sinna launabókhaldi. Í því skyni safnast upplýsingar um aðgerðir starfsmanna í málaskrárkerfi stofunnar. Persónuupplýsingar sem safnast við framkvæmd launabókhalds eru meðal annars, launaflokkur, tímaskráningar, skattþrep, stéttarfélagsaðild, bankaupplýsingar og lífeyrissjóðsupplýsingar.
Upplýsingar um starfsmenn og umsækjendur um störf eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru gögnin afhent Þjóðskjalasafni Íslands til varðveislu.
Heimild til að vinna með framangreindar persónuupplýsingar byggjast á b-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg., sbr. 2. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018 (nauðsyn til að efna samning við hinn skráða). Vinnsla upplýsinga um stéttarfélagsaðild starfsmanna og vinnsla persónuupplýsinga sem snýr að gæðaeftirliti og árangursmati í fjölkerfameðferð (MST) og PMTO foreldrafærni, byggir á samþykki viðkomandi starfsmanns, sbr. a-liður 2. mgr. 9. gr. pvrg., sbr. 1. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018.
Þá er unnið með persónuupplýsingar um umsækjendur um störf sem koma fram í umsóknargögnum, s.s. starfsumsókn, ferilskrá, kynningarbréfi, ráðningarviðtali og umsögnum þriðja aðila.
Heimild til að vinna upplýsingar um umsækjendur um störf byggir á b-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg., sbr. 2. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018 (nauðsynlegt til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur er gerður).
3.10. Upplýsingar um rannsakendur og verktaka
Barnaverndarstofa vinnur með persónuupplýsingar um utanaðkomandi sérfræðinga sem stofan fær til að sinna tilteknum verkefnum eða rannsóknum. Þær persónuupplýsingar sem safnast eru almennar persónuupplýsingar, s.s. nafn, tölvupóstfang, sími og einnig upplýsingar um bankareikninga til að greiðslur til þeirra geti átt sér stað.
Upplýsingar um rannsakendur og verktaka eru varðveittar í 30 ár hjá Barnaverndarstofu í samræmi við varðveisluskyldu laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Að þeim tíma liðnum eru gögnin afhent Þjóðskjalasafni Íslands til varðveislu.
Heimild til að vinna með framangreindar persónuupplýsingar byggjast á b-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg., sbr. 2. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018 (nauðsyn til að efna samning við hinn skráða).
3.11. Miðlun persónuupplýsinga
Barnaverndarstofa miðlar almennt ekki persónuupplýsingum til annarra nema henni sé það skylt samkvæmt lögum. Slík miðlun kann þannig að koma til á grundvelli laga, s.s. miðlun gagna til annarra stjórnvalda (t.d. barnaverndarnefnda) eða til lögreglu (vegna rannsóknar sakamála). Þá kann persónuupplýsingum að vera miðlað til aðila máls á grundvelli stjórnsýslulaga auk þess sem almenningur kann að eiga rétt á upplýsingum á grundvelli upplýsingalaga. Slíkur aðgangur getur þó sætt verulegum takmörkunum, m.a. vegna almanna- eða einkahagsmuna.
3.12. Notkun á vefsíðu Barnaverndarstofu
Þegar þú notar vefsíðu Barnaverndarstofu notast stofan við vefgreiningarforrit frá Google Analytics. Með því fást tölfræðiupplýsingar um notkun síðunnar, m.a. hve margir heimsækja hana, hvaða undirsíður eru opnaðar, hversu lengi þær eru skoðaðar og hvaða efni notendur leita að í leitarvélinni á síðunni. Til að vinna slíkar upplýsingar er notast við IP-tölur notenda með þeim hætti áður en greining á sér stað er hluti IP-tölunnar afmáður og upplýsingarnar með því gerðar ópersónugreinanlegar. Einnig er ekki unnið með hverja IP-tölu fyrir sig heldur eru gögnin að baki IP-tölum notenda vefsíðunnar sameinuð áður en þau eru unnin.
Að sama skapi eru notaðar vefkökur (e. cookies) sem eru nauðsynlegar fyrir virkni vefsins og í þágu vefgreiningar. Vefkökur eru litlar textaskrár sem vistast í tölvunni þinni eða í snjalltækjum sem þú notar þegar þú heimsækir vefsíðuna.
Vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við vefgreiningu á vefsíðu Barnaverndarstofu byggist á f-lið 1. mgr. 6. gr. pvrg., sbr. 6. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018 (nauðsyn til að gæta lögmætra hagsmuna).
4. Þinn réttur
Lög um persónuvernd veita þér ýmis réttindi í tengslum við meðferð Barnaverndarstofu á persónuupplýsingum þínum. Ef þú vilt neyta þessara réttinda getur þú haft samband við persónuverndarfulltrúa Barnaverndarstofu á netfangið personuvernd@bvs.is eða með því að beina skriflegu erindi til Barnaverndarstofu. Barnaverndarstofu er skylt að svara erindi þínu innan eins mánaðar en hægt er að framlengja þann frest í tvo mánuði ef beiðni er sérstaklega umfangsmikil.
4.1. Aðangsréttur
Þú átt almennt rétt á að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Barnaverndarstofa vinnur um þig. Undantekningar frá þessum rétti geta þó átt við, s.s. vegna réttinda annarra sem talin eru vega þyngra. Þú getur einnig eftir atvikum átt rétt á aðgangi að gögnum samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og samkvæmt ákvæðum 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.
4.2. Réttur til leiðréttingar
Samkvæmt persónuverndarlögum getur þú átt rétt á að fá leiðréttar persónuupplýsingar um þig sem þú telur rangar. Athygli skal þó vakin á því að ákvæði laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn gilda um starfsemi Barnaverndarstofu og þau lög heimila alla jafna ekki að gögnum stofunnar sé breytt. Eftir atvikum kann hins vegar að vera mögulegt að koma að leiðréttingu með athugasemd sem er þá látin fylgja með viðkomandi upplýsingum. Með sama hætti er hægt að koma viðbótar upplýsingum á framfæri með athugasemd ef þú telur fyrirliggjandi persónuupplýsingar hjá Barnaverndarstofu vera ófullnægjandi.
4.3. Réttur til eyðingar – rétturinn til að gleymast
Í ljósi þess að Barnaverndarstofa er bundin að lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn sem meðal annars gerir stofunni óheimilt að ónýta nokkurt skjal í vörslum hennar, þá getur þú ekki óskað eftir því að persónuupplýsingar um þig hjá Barnaverndarstofu verði eytt.
4.4. Réttur til takmörkunar á vinnslu
Í ákveðnum tilvikum getur þú átt rétt á að vinnsla persónuupplýsinga hjá Barnaverndarstofu sé takmörkuð.
4.5. Réttur til andmæla
Þú átt rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga er varða þig hjá Barnaverndarstofu ef sú vinnsla byggist á almannahagsmunum eða lögmætum hagsmunum Barnaverndarstofu.
4.6. Réttur til að flytja eigin gögn
Þú getur átt rétt á að fá persónuupplýsingar er varða þig fluttar til annars ábyrgðaraðila ef vinnsla þeirra er byggð á samþykki eða telst nauðsynleg vegna framkvæmdar samnings. Í ljósi þess að almennt byggir Barnaverndarstofa vinnslu persónuupplýsinga á lögum eða almannahagsmunum, þá getur flutningsrétturinn því aðeins átt við í undantekningartilvikum.
4.7. Réttur til að leggja fram kvörtun
Ef þú telur að meðferð Barnaverndarstofu á persónuupplýsingum um þig fari í bága við ákvæði persónuverndarlaga, þá getur þú sent kvörtun til Persónuverndar.
5. Vinnsluaðilar
Tölvukerfi og póstþjónn Barnaverndarstofu eru rekin og hýst hjá Advania Ísland ehf. Afritataka er einnig í höndum Advania Ísland ehf. Barnaverndarstofa hefur sett fram þá kröfu að þjónustuaðilar hennar starfi á Íslandi og unnið sé með öll gögn stofunnar hér á landi.
Vefsíða Barnaverndarstofu er hýst hjá Origo hf. á vegum Hugsmiðjunnar ehf. Ekki er tenging milli vefsíðu Barnaverndarstofu og annarra tölvukerfa stofunnar.
Barnaverndarstofa notast við málaskrárkerfið GoPro Foris sem er þróað af Hugviti hf. Málaskrárkerfi Barnaverndarstofu er rekið á netþjóni Hugvits hf. og afritataka á málaskrárkerfinu er einnig í höndum Hugvits hf.
Tímaskráning starfsmanna Barnaverndarstofu fer fram í gegnum hugbúnaðinn Vinnustund í Oracle sem er hluti af fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins. Greiðslu- og bókhaldsþjónustu fyrir Barnaverndarstofu er sinnt af Fjársýslu ríkisins.
6. Upplýsingaöryggi
Barnaverndarstofa hefur útbúið upplýsingaöryggiskerfi til að tryggja vernd persónuupplýsinga í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018. Barnaverndarstofa hefur gert tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar um skjólstæðinga og starfsmenn stofunnar.
Starfsmenn Barnaverndarstofu eru bundnir þagnarskyldu samkvæmt X. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 auk þess sem aðgangsstýring er viðhöfð innan stofunnar þannig að aðeins þeir starfsmenn sem á þurfa að halda hafa aðgang að málum skjólstæðinga.
